Zmieniający się model pracy oraz rozwój narzędzi cyfrowych sprawiają że coraz więcej zadań administracyjnych i organizacyjnych może być realizowanych na odległość bez konieczności fizycznej obecności w biurze. W tym kontekście pojawia się rola osoby określanej jako wirtualna asystentka która wspiera przedsiębiorców, fachowców a także osoby prywatne w wykonywaniu codziennych zadań wymagających systematyczności i dobrej organizacji pracy. Tego rodzaju współpraca opiera się głównie na komunikacji internetowej a także wykorzystaniu oprogramowania umożliwiającego kontrolowanie dokumentami, harmonogramami oraz przepływem informacji.
Zakres zadań jakie mogą obejmować usługi wirtualnej asystentki jest szeroki i zależy od potrzeb zleceniodawcy oraz kompetencji osoby wykonującej zadania. Do najczęściej spotykanych działań należą prowadzenie kalendarza, obsługa korespondencji elektronicznej, przygotowywanie zestawień oraz wspieranie procesów administracyjnych. Są przypadki w których zdalna asystentka zajmuje się również organizacją spotkań, wyszukiwaniem informacji czy wsparciem przy prowadzeniu mediów społecznościowych co wymaga znajomości narzędzi komunikacyjnych i kwalifikacji pracy z danymi. Tego typu działalność nie jest ograniczona do jednego sektora i może być stosowana w różnych branżach w zależności od specyfiki pracy.
Współpraca w modelu zdalnym wiąże się też z koniecznością ustalenia zasad komunikacji, terminów realizacji obowiązków a także sposobu przekazywania materiałów. Użycie platform do zarządzania projektami umożliwia na aktualne monitorowanie postępów oraz organizowanie pracy w sposób uporządkowany. Istotnym elementem jest również bezpieczeństwo danych oraz odpowiednie przechowywanie informacji co ma znaczenie zwłaszcza w sytuacji pracy z dokumentami zawierającymi dane nieodporne. W praktyce znaczy to konieczność stosowania zabezpieczeń cyfrowych a także świadomego zarządzania dostępem do plików.
Zjawisko pracy zdalnej w obszarze wsparcia administracyjnego wpływa na sposób organizacji obowiązków zawodowych a także może przemieniać strukturę zatrudnienia w niektórych sektorach. Wirtualna asystentka funkcjonuje na prawdę często jako niezależny wykonawca usług co wiąże się z samodzielnym zarządzaniem w pewnych przypadkach pracy a także koniecznością rozwijania własnych kompetencji. Jednocześnie zleceniodawcy mogą skorzystać z funkcjonalnego modelu współpracy dostosowanego do aktualnych potrzeb bez konieczności budowy stałego stanowiska pracy. Takie rozwiązania wpisują się w szersze zmiany powiązane z cyfryzacją i rozwojem usług realizowanych na odległość.
Dodatkowe informacje: wsparcie social media.