Zmiana sposobu przekazywania faktur do centralnego systemu wymaga spojrzenia na cały proces ich wystawiania i odbierania. W praktyce faktura jest zwykle tylko jednym z elementów większego obiegu, w którym uczestniczą dane kontrahenta, zamówienie, sprzedaż, magazyn, księgowość oraz archiwizacja dokumentów. Z tego powodu integracja KSeF może dotknąć kilku sekcji jednocześnie, dosłownie jeśli na początku planowane jest jedynie automatyczne wysyłanie faktur.
W szczególności istotne jest ustalenie, z którego skryptu mają pochodzić dane przekazywane do systemu oraz gdzie ma być zapisywana informacja o wyniku operacji. Jeżeli faktury są wystawiane w więcej niż jednym miejscu, dochodzi dodatkowe zagadnienie związane z ujednoliceniem sposobu ich obsługi. W takiej sytuacji warto wcześniej ustalić, czy wszystkie źródła danych działają według tych samych zasad. Różnice, które przy ręcznej pracy były wychwytywane przez pracowników, po częściowej automatyzacji mogą stać się źródłem powtarzających się błędów.
Jednym z mniej oczywistych elementów jest obsługa numeracji i identyfikacji dokumentów. Wewnętrzny numer faktury może być potrzebny do znalezienia dokumentu w programie księgowym, natomiast system zewnętrzny może posługiwać się innymi informacjami dotyczącymi danego dokumentu. W codziennej pracy istotne jest, ażeby użytkownik potrafił powiązać te dane bez dodatkowego przeszukiwania kilku aplikacji. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy należy sprawdzić konkretną fakturę po kilku tygodniach lub miesiącach. Integracja z KSeF powinna więc uwzględniać nie tylko przekazanie treści dokumentu, niemniej jednak także sposób zapisu informacji potrzebnych do jego późniejszego odnalezienia. Przy większej liczbie faktur ręczne porównywanie numerów i statusów może stać się osobnym zadaniem. Warto także pamiętać, że dokumenty nie zawsze przechodzą przez proces w identyczny sposób. Korekta, ponowna próba przekazania czy ręczna zmiana danych może sprawić, że standardowy schemat przestaje wystarczać.
Osobnego sprawdzenia wymaga sposób działania systemów w sytuacji błędów. W trakcie testów łatwo skupić się na poprawnym scenariuszu, czyli utworzeniu faktury, przekazaniu jej i zapisaniu odpowiedzi. W rzeczywistej pracy pojawiają się natomiast sytuacje, w których dane są niekompletne, użytkownik zmieni dokument w nieodpowiednim momencie lub komunikacja między systemami zostanie przerwana. Wówczas istotne staje się uwarunkowanie, co dzieje się z dokumentem po wystąpieniu kłopotu. Nie powinien on zniknąć z procesu ani pozostawić użytkownika bez informacji o następnym działaniu. Jednocześnie automatyczne ponawianie każdej nieudanej operacji nie zawsze jest odpowiednim rozwiązaniem. Jeżeli przyczyną jest błąd danych, kolejne próby nie zmienią wyniku. Z kolei przy krótkotrwałym problemie technicznym ponowienie może być obsługiwane według innego schematu. Takie rozróżnienie powinno się uwzględnić podczas ustalania zasad działania integracji, ponieważ wpływa ono wprost na późniejszą pracę osób zajmujących się fakturami.
Znaczenie ma także przygotowanie użytkowników do pracy z nowym obiegiem dokumentów. Dosłownie bardzo dobrze skonfigurowane systemy nie eliminują potrzeby podejmowania wyborów w nieszablonowych przypadkach. Pracownik powinien wiedzieć, gdzie sprawdzić status faktury, jak rozpoznać dokument wymagający dodatkowej testom oraz co zrobić, gdy dane zapisane w jednym systemie nie odpowiadają informacjom w innym. Warto a przy tym ograniczyć liczbę miejsc, w których trzeba poszukiwać tych samych informacji. Jeżeli status dokumentu znajduje się w jednym programie, a komunikat o błędzie w drugim, obsługa może stać się bardziej skomplikowana, mimo że sama wymiana danych działa prawidłowo. Integracja KSeF jest zatem także kwestią organizacji pracy i ustalenia odpowiedzialności za poszczególne etapy. Dopiero prześledzenie rzeczywistych czynności wykonywanych przez użytkowników pozwala zauważyć, które elementy można połączyć, które powinny pozostać pod kontrolą człowieka a także gdzie potrzebne są dodatkowe reguły dla dokumentów odbiegających od typowego schematu.
Polecana strona: integracja KSeF API.