W codziennej pracy administracyjnej wiele czasu zajmuje ustalanie, gdzie zapisano określoną informację i czy dostępny plik zawiera obowiązujące dane. Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy dokumenty są przekazywane między pracownikami, zapisywane pod różnymi nazwami lub przechowywane w kilku niezależnych miejscach. Dodatkowym utrudnieniem bywają załączniki, które po zapisaniu tracą powiązanie z wiadomością, do której pierwotnie należały.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby przez przypisywanie im wspólnych oznaczeń, grupowanie według spraw a także rejestrowanie głównych informacji o ich pochodzeniu. Przy ustalaniu zasad zapisu warto uwzględnić sytuacje, w których jeden dokument dotyczy kilku wycinków działalności. Np, protokół odbioru może być związany zarówno z konkretnym zamówieniem, jak i z rozliczeniem finansowym. Jeżeli już plik zostanie przypisany wyłącznie do jednej dziedzinie, osoba pracująca nad drugim obszarem może mieć trudności z jego znalezieniem. Wyjściem bywa stosowanie dodatkowych oznaczeń lub powiązań między sprawami. Ich liczba powinna jednak pozostawać pod kontrolą, ponieważ zbyt kompleksowy system dziedzinie może utrudnić wybór właściwego opisu. Ważne jest także postanowienie, kto odpowiada za poprawianie błędnych danych i uzupełnianie brakujących informacji.
W organizacji obiegu dokumentów istotną rolę odgrywa rozdzielenie czynności związanych z przygotowaniem, sprawdzeniem i zatwierdzeniem materiału. Nie każdy plik wymaga takiej samej kontroli. Notatka ze spotkania może służyć wyłącznie do użytku wewnętrznego, jednakże dokument dotyczący zobowiązań finansowych może wymagać potwierdzenia przez osobę uprawnioną. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja powinny uwzględniać te różnice, ażeby procedury odpowiadały charakterowi wykonywanych obowiązków. W praktyce trzeba określić, co dzieje się, gdy dokument zawiera błędy, wymaga wypełnienia albo nie zostaje zatwierdzony w wyznaczonym terminie. Przydatne jest też zachowanie informacji o tym, kto wprowadził modyfikację i na jakim etapie się ona pojawiła. Sama historia przeróbek nie zawsze rozjaśnia przyczynę korekty, dlatego są przypadki w których niezbędny jest dodatkowy komentarz albo zapis wyborów. Osobnym zagadnieniem pozostaje praca na kilku wersjach jednego pliku. Jeżeli konsumenci pobierają dokumenty na własne urządzenia i później przesyłają je ponownie, mogą powstawać równoległe wersje, których różnice nie są w tej samej chwili widoczne. Postanowienie zasad edycji i publikowania zatwierdzonych materiałów pozwala ograniczyć niejasności dotyczące tego, który dokument trzeba wykorzystać w dalszych działaniach.
Przy długotrwałym przechowywaniu dokumentacji znaczenie ma sposób opisywania plików a także sposobność odtworzenia ich kontekstu po upływie kilku lat. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać dane o autorze, dacie zaprojektowania, rodzaju dokumentu i powiązanej sprawie. Nie wszystkie informacje muszą być jednakże dostępne od początku. Część danych może zostać uzupełniona dopiero po weryfikacji dokumentu, a niektóre materiały wymagają indywidualnego opisu ze względu na własną tekst. Problem pojawia się zwłaszcza w trakcie przenoszenia dużych zbiorów ze starszych systemów. Nazwy plików bywają skrócone, daty zapisane w różnych formatach, a część dokumentów nie ma żadnych oznaczeń. Automatyczne przeniesienie takich zasobów może zachować ich zawartość, ale niekoniecznie zagwarantuje poprawne przypisanie do nowych kategorii. Dlatego migrację warto podzielić na etapy i sprawdzać, czy dobrane dokumenty są widoczne pod właściwymi oznaczeniami oraz czy można je otworzyć. Przy skanach dodatkowe znaczenie ma jakość obrazu i kompletność stron. Rozpoznawanie tekstu ułatwia wyszukiwanie treści, lecz usterki odczytu mogą dotyczyć numerów, dat lub nazw własnych. W dokumentacji, w której takie najmniejsze elementy mają znaczenie, potrzebna jest kontrola wyniku, a w razie wątpliwości także porównanie z papierowym oryginałem.
Dokumentacja elektroniczna wymaga także określenia zasad udostępniania, przechowywania i usuwania informacji. Zakres dostępu powinien wynikać z obowiązków użytkownika, a nie wyłącznie z jego przynależności do określonego działu. Pracownik może potrzebować wglądu w treść umowy, ale nie musi posiadać prawa do zmiany jej zapisów ani usuwania załączników. W sytuacji danych poufnych należy prócz tego uwzględnić zasady przekazywania plików oprócz organizację i kontrolowania dostępu po zmianie zakresu obowiązków. Istotne jest również postanowienie, jak długo poszczególne materiały powinny być przechowywane. Termin zależy od rodzaju dokumentu, obowiązujących przepisów i okoliczności związanych z daną sprawą. Nie powinno się zatem usuwać plików jedynie dlatego, że zakończono obowiązujące zadanie. Przed podjęciem takiej decyzji trzeba sprawdzić, czy dokument nie podlega dalszemu obowiązkowi przechowywania lub nie jest niezbędny do rozliczenia lub wyjaśnienia wcześniejszych ustaleń. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe a także procedury odtwarzania danych po awarii. Należy sprawdzać nie tylko i wyłącznie, czy kopie są tworzone, niemniej jednak również czy można z nich odzyskać potrzebne pliki wraz z ich opisami i powiązaniami. Przy przechowywaniu dokumentacji przez sporo lat powinno się a przy tym kontrolować sposobność odczytu stosowanych formatów a także sposób przenoszenia materiałów do kolejnych rozwiązań technicznych.
Sprawdź również informacje na stronie: program do zarządzania dokumentami.