Wiele materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które trudno prześledzić bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Dotyczy to między innymi rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy różnego rodzaju zapisów ustnych. Samo nagranie umożliwia odtworzyć przebieg wydarzeń, jednak przy dłuższych materiałach wyszukiwanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.
Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W zależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać szczegółowy sposób wypowiedzi lub zostać delikatnie uporządkowany pod kątem czytelności.
Podczas pracy z nagraniami na prawdę bardzo często ukazują się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie każde nagranie jest takie proste do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących równocześnie albo dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce ważne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można niedwuznacznie rozpoznać (warto zobaczyć: stenogram cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na bazie własnych przypuszczeń może prowadzić do modyfikacji w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego rodzaju używa się odpowiednie oznaczenia lub pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.
Szczególne wymagania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne zaprezentowanie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników oraz zachować ich kolejność. W takiej sytuacji istotne mogą być nie tylko i wyłącznie same słowa, niemniej jednak również wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są skomplikowane do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia uwagi na najmniejsze elementy, ponieważ wręcz niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą posiadać znaczenie przy późniejszej analizie materiału.
Stenogramy znajdują zastosowanie w wielu obszarach, w których potrzebny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na bazie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń lub innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu uzależniony jest od jego przeznaczenia oraz oczekiwań dotyczących szczegółowości. Inaczej opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a inaczej materiał, w którym bardzo ważna jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Ostateczny kształt takiego zapisu wynika przede wszystkim z działu nagrania, jego jakości a także celu, dla którego jest przygotowywany.
Zobacz także: transkrypcja do sądu.