Rozmowa zarejestrowana na dyktafonie, telefonie lub kamerze prędzej czy później może stać się trudna do szybkiego przemyślenia. Kilkudziesięciominutowy plik wymaga odsłuchiwania od początku do końca, nawet jeżeli potrzebny jest wyłącznie jeden dany fragment. W takich sytuacjach transkrypcja nagrań pozwala pokazać zawartość materiału w formie tekstowej.
Nie oznacza to natomiast zwykłego przepisywania słów bez zwracania sugestie na kontekst. Osoba wykonująca zapis musi rozpoznać poszczególnych rozmówców, zachować kolejność ich wypowiedzi i stosownie potraktować fragmenty, których nie da się wyraźnie usłyszeć. Problemem bywają w szczególności nagrania zrealizowane w miejscach, gdzie występuje hałas, echo albo rozmowy prowadzone są przez kilka osób naraz. W takich ustaleniach pojedyncze frazę może być trudne do ustalenia, a próba uzupełnienia go na podstawie domysłu może zmienić znaczenie całej wypowiedzi.
Inaczej trzeba podejść do materiału, który może mieć znaczenie w postępowaniu formalnym. Transkrypcja do sądu wymaga zwrócenia sugestie na detale, które w zwykłym zapisie rozmowy mogłyby zostać pominięte. Znaczenie może posiadać dokładne wskazanie osoby mówiącej, kolejność zdań, przerwy w wypowiedzi czy moment, w którym dwóch uczestników zaczyna mówić jednocześnie. Przy dłuższych plikach praktycznym rozstrzygnięciem jest także oznaczanie czasu nagrania. Dzięki temu zapis tekstowy można odnieść do konkretnego miejsca w materiale źródłowym bez konieczności szukania go metodą prób i błędów. Nie bez znaczenia pozostaje sposób zapisywania języka mówionego (sprawdź: stenogram cennik). Rozmówcy na prawdę często zmieniają zdanie w połowie wypowiedzi, powtarzają te same słowa albo używają skrótów myślowych. Zbyt daleko idąca korekta może sprawić, że treść będzie brzmiał poprawniej, niemniej jednak jednocześnie przestanie z dokładnością odzwierciedlać nagranie.
Przy bardziej rozbudowanych materiałach spotkać można określenie stenogram, odnoszące się do szczegółowego zapisu przebiegu wypowiedzi. W praktyce stopień szczegółowości takiego dokumentu może zależeć od jego przeznaczenia. Czasami znacząca jest niemal każda przerwa i powtórzenie, innym razem większe znaczenie ma czytelne zilustrowanie kolejnych wypowiedzi wraz z możliwością odnalezienia ich w nagraniu. Trudność rośnie, gdy materiał obejmuje sporo godzin rozmów. Wówczas łatwo o pomyłkę przy oznaczaniu osób albo pominięcie krótkiego fragmentu podczas wielokrotnego przewijania pliku. Pomocne jest dzielenie pracy na mniejsze części i zachowanie jednego sposobu zapisu w całym dokumencie. Szczególnej uwagi wymagają wypowiedzi nakładające się na siebie. Jeśli nie można niedwuznacznie ustalić ich treści, bardziej prawidłowe jest zaznaczenie nieczytelnego miejsca niż wpisanie słów, które jedynie pasują do kontekstu. Kontekst może pomóc w ponownym odsłuchaniu danego fragmentu, niemniej jednak nie powinien zastępować tego, co w rzeczywistości znajduje się na nagraniu.
Na jakość końcowego zapisu wpływa głównie materiał źródłowy. Wyraźne nagranie z niewielką liczbą zakłóceń daje inne możliwości niż plik z cichymi głosami, szumem urządzeń albo dźwiękami dochodzącymi z otoczenia. Znaczenie ma również sposób ustawienia mikrofonu a także odległość rozmówców od urządzenia rejestrującego. W przypadku materiałów wykorzystywanych w sprawach formalnych warto zachować oryginalny plik i nie ograniczać się tylko do jego wersji tekstowej. Nagranie pozostaje źródłem, z którym można porównać zapis w razie pojawienia się wątpliwości dotyczących konkretnego zdania. Równie istotne jest zachowanie chronologii. Przestawienie dwóch wypowiedzi albo pominięcie krótkiej zamiany zdań może przemienić sposób odbioru następnej rozmowy. Dlatego przygotowanie transkrypcji wymaga nie tylko i wyłącznie sprawnego słuchania i pisania, lecz także stałej sprawdzeniu zgodności tekstu z materiałem, na podstawie którego został sporządzony.
Źródło: stenogram.