W pracy z materiałami dźwiękowymi znaczenie ma nie tylko to, co zostało powiedziane, niemniej jednak też sposób uporządkowania wypowiedzi. Nagranie rozmowy, wywiadu, posiedzenia czy spotkania może trwać kilkadziesiąt minut, a późniejsze odnalezienie dokładnie określonej informacji bez zapisu bywa czasochłonne. W takich wypadkach stosowana jest transkrypcja nagrań, czyli przeniesienie treści mówionej do formy tekstowej.
Samo przepisanie słów nie za każdym razem jednak wystarcza. Przy mniej wyraźnych nagraniach ukazują się przerwy, nakładające się głosy, urwane zdania albo fragmenty, których nie da się niedwuznacznie usłyszeć. W praktyce trzeba wówczas rozstrzygnąć, czy zachować dosłowny charakter wypowiedzi, czy przygotować zapis bardziej uporządkowany. Każda z tych form służy nieco innemu celowi, dlatego sposób opracowania materiału warto ustalić przed rozpoczęciem pracy.
Szczególnego podejścia wymaga materiał, który ma być wykorzystany w postępowaniu prawnym. Transkrypcja do sądu powinna możliwie starannie odzwierciedlać zawartość nagrania, bez dopisywania znaczeń, poprawiania wypowiedzi czy zmieniania ich sensu. Ważne mogą być nie tylko pełne zdania, lecz też momenty zawahania, przerwy, zmiana osoby mówiącej lub fragmenty, w których wypowiedź jest niezrozumiała (polecam:transkrypcja do sądu cennik). Przy dłuższych materiałach istotne staje się też oznaczanie czasu nagrania, ponieważ ułatwia ono odnalezienie konkretnego fragmentu w pliku źródłowym. Jeżeli na nagraniu mówi kilka osób, niezbędne jest rozróżnienie ich wypowiedzi w sposób czytelny i konsekwentny. Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy rozmówcy mówią równocześnie. W takiej sytuacji zapis powinien jasno sygnalizować ograniczenie wynikające z jakości materiału, zamiast uzupełniać brakujące słowa na bazie domysłów.
Określenie stenogram jest często używane zamiennie z transkrypcją, choćby w zależności od zastosowania może oznaczać nieco inny sposób zapisu. Stenogram kojarzy się głównie z możliwie wiernym odtworzeniem przebiegu wypowiedzi, dlatego przy jego przygotowaniu liczy się kolejność słów i zachowanie informacji występujących w nagraniu. Nie znaczy to jednakże, że właściwie każdy zapis powinien wyglądać analogicznie. Przeciwnie opracowuje się rozmowę, w której bardzo ważna jest naturalna forma wypowiedzi, a zupełnie inaczej materiał przeznaczony do analizy dokumentacyjnej. Przy zapisie dosłownym pozostawia się między innymi powtórzenia, charakterystyczne przerwania zdań czy potoczne sformułowania, jednakże w wersji redagowanej można ograniczyć elementy utrudniające czytanie. Decyzja dotycząca formy ma później wpływ na sposób interpretowania dokumentu, dlatego nie powinna być podejmowana jedynie pod względem wyglądu gotowego tekstu.
Na dokładność zapisu wpływa przede wszystkim jakość materiału wejściowego. Nagranie zrobione w spokojnym pomieszczeniu zwykle umożliwia łatwiej rozpoznać poszczególne głosy niż plik zarejestrowany w miejscu, w którym występuje hałas, echo lub wiele ludzi rozmawia równocześnie. Znaczenie moraz sposób nagrania, rodzaj mikrofonu i odległość rozmówców od urządzenia. Przy bardzo słabej jakości dźwięku niektórych fragmentów nie da się odtworzyć z pełną pewnością i należy to wyraźnie podkreślić w tekście. Równie na prawdę ważna jest weryfikacja nazw własnych, dat, liczb a także terminów pojawiających się w wypowiedziach, ponieważ pojedyncza pomyłka w takim miejscu może przemienić znaczenie całego fragmentu. Transkrypcja jest więc nie tylko i wyłącznie czynnością polegającą na wpisywaniu usłyszanych słów. Wymaga uważnego odsłuchiwania, rozpoznawania kontekstu i jednoczesnego respektowania granicy między tym, co faktycznie wynika z nagrania, a tym, co można wyłącznie przypuszczać.
Więcej informacji na stronie: stenogram.