Już na etapie projektowania zaplecza warto określić, jak będzie wyglądał typowy dzień pracy. Liczba przygotowywanych potraw, kolejność wykonywania czynności oraz sposób przyjmowania dostaw wpływają na to, jak powinno zostać rozmieszczone wyposażenie gastronomii. W praktyce różnice między spokojnym przygotowaniem kilku dań a obsługą większej liczby zamówień są bardzo wyraźne.
Stanowisko, które przy niewielkim obciążeniu wydaje się wystarczające, w trakcie intensywnej pracy może bardzo szybko stać się miejscem, w którym zaczynają gromadzić się naczynia, pojemniki i składniki. Dlatego przy kształtowaniu przestrzeni trzeba uwzględnić nie tylko i wyłącznie podstawowe czynności, ale też momenty największego obciążenia. Znaczenie moraz kierunek przemieszczania się pracowników. O ile kilka osób regularnie korzysta z tego samego przejścia, ustawienie dodatkowego stołu albo regału może przemienić organizację całego stanowiska.
Na codzienne wykorzystywanie wpływa także sposób przechowywania produktów i akcesoriów. Wyposażenie gastronomiczne powinno tworzyć logiczny układ, w którym rzeczy używane często znajdują się w miejscu łatwo dostępnym, jednak przedmioty wykorzystywane sporadycznie nie zajmują najcenniejszej przestrzeni roboczej (zobacz również: patelnia gastronomiczna uchylna). Nie chodzi ponadto jedynie o pojemność szaf czy regałów. Ważne jest, czy można swobodnie wyjąć potrzebny pojemnik, odsunąć szufladę lub otworzyć drzwi bez blokowania przejścia. W niewielkich kuchniach ograniczeniem staje się każdy dodatkowy szczegół, dlatego trzeba brać pod uwagę jego rzeczywiste wykorzystanie. W większych pomieszczeniach problem może wyglądać odwrotnie. Nadmierne rozstawienie stanowisk zwiększa odległości pokonywane podczas pracy i może utrudniać szybkie przekazywanie produktów między kolejnymi etapami przygotowania.
Osobnego podejścia wymagają urządzenia gastronomiczne wykorzystywane do obróbki termicznej, chłodzenia, rozdrabniania czy przechowywania. Przy ich wyborze liczą się parametry, ale równie ważne są warunki, w których będą pracować. Urządzenie może posiadać odpowiednią pojemność, a pomimo to nie pasować do sposobu organizacji kuchni, jeżeli już jego obsługa wymaga dodatkowego miejsca lub częstego przenoszenia pojemników. Trzeba też sprawdzić, gdzie znajdują się przyłącza a także czy pozostawiono przestrzeń potrzebną do czyszczenia. W codziennej pracy właśnie te kwestie na prawdę bardzo często okazują się bardziej kłopotliwe niż sama obsługa urządzenia. Przy kształtowaniu warto uwzględnić również hałas, ciepło i parę powstające podczas pracy niektórych elementów (polecana strona: patelnie gastronomiczne). Ich obecność może posiadać znaczenie dla rozmieszczenia innych stanowisk i sposobu wentylowania pomieszczenia.
Znaczenie moraz okres, w którym zaplecze nie jest intensywnie wykorzystywane. Sprzęt gastronomiczny wymaga czyszczenia, opróżniania i okresowej sprawdzeniu, a dostęp do jego powierzchni a także elementów technicznych powinien być możliwy bez ciągłego demontowania sąsiednich części wyposażenia. Przy urządzeniach stojących wprost przy ścianie albo w zabudowie trzeba uwzględnić sposób wykonywania prac serwisowych i porządkowych. Warto także przewidzieć miejsce na elementy ruchome, takie jak pojemniki, tace czy dodatkowe akcesoria, ponieważ odkładanie ich na przypadkowych powierzchniach szybko zmienia organizację stanowiska. Z zdarza się, że mogą pojawić się również nowe potrzeby wynikające ze zmiany menu, liczby pracowników albo sposobu wydawania potraw. Wtedy wcześniejsze ustawienie poszczególnych elementów może wymagać korekty, nawet jeżeli już początkowo odpowiadało przyjętemu sposobowi pracy.
Więcej informacji: wyposażenie gastronomiczne.