Sposób przygotowania pracowników do sytuacji związanych z pożarem zależy między innymi od rodzaju wykonywanych obowiązków, układu wnętrz oraz materiałów i urządzeń znajdujących się w danym miejscu. Inne zagadnienia mogą mieć znaczenie w biurze, inne w warsztacie, magazynie czy obiekcie produkcyjnym. Szkolenia ppoż obejmują zwykle podstawowe zasady dotyczące powstawania pożarów, sposobów alarmowania oraz zachowania w czasie zagrożenia, niemniej jednak w praktyce ważne jest też odniesienie tych informacji do codziennych warunków pracy.
Pracownik powinien rozumieć, dlaczego określone czynności są zabronione lub wymagają zachowania szczególnej ostrożności. Przykładem może być pozostawianie materiałów w pobliżu źródeł ciepła albo blokowanie dostępu do urządzeń wykorzystanych do gaszenia. Takie sytuacje nie za każdym razem wynikają z celowego lekceważenia zasad. Na prawdę często są efektem pośpiechu, niewłaściwej organizacji stanowiska lub przyzwyczajenia do wykonywania określonych czynności w ten sam sposób.
W przypadku większych zakładów znaczenie ma także podział zadań w trakcie zdarzenia. Szkolenia ppoż dla firm mogą uwzględniać zasady obowiązujące osoby wykonujące różnorodne zadania, ponieważ reakcja pracownika znajdującego się bezpośrednio przy źródle zagrożenia może wyglądać całkiem inaczej niż postępowanie osoby odpowiedzialnej za organizację ewakuacji. Ważne pozostaje uwarunkowanie, w jaki sposób przekazywana jest informacja o pożarze i kto podejmuje określone działania. W rzeczywistych warunkach problem może pojawić się wówczas, gdy alarm jest słabo słyszalny w części wnętrz, ktoś nie zna obowiązującego układu budynku albo jedna z dróg wyjścia jest czasowo niedostępna. Dlatego sama znajomość ogólnej procedury nie zawsze wystarcza. Podczas omawiania zasad warto odnosić się do możliwych utrudnień i sytuacji nietypowych. Dotyczy to także osób odwiedzających obiekt, pracowników tymczasowych czy ludzi, którzy wykonują swoje zadania w różnych częściach budynku. Ich obecność może wpływać na przebieg ewakuacji i wymagać uwzględnienia w przyjętych zasadach organizacyjnych.
Istotnym elementem pozostaje rozpoznawanie podstawowych zagrożeń związanych z wyposażeniem stanowiska pracy. Urządzenia elektryczne, instalacje, substancje łatwopalne czy materiały wykorzystywane w procesach technologicznych mogą wymagać odmiennych możliwości postępowania. Szkolenia przeciwpożarowe pozwalają omówić te różnice bez ograniczania się do samego wskazania sprzętu gaśniczego. W praktyce znaczenie ma bowiem również moment, w którym pracownik powinien przerwać wykonywaną czynność, odłączyć urządzenie, o ile można zrobić to bez narażania się na zagrożenie, powiadomić inne osoby albo opuścić pomieszczenie. Nie za każdym razem istnieje sposobność dokładnej oceny sytuacji, zwłaszcza gdy pojawia się dym lub ogień bardzo szybko się rozprzestrzenia. Próba wykorzystania niewłaściwego środka gaśniczego może ponadto skomplikować sytuację. Z tego powodu wiedza przekazywana pracownikom powinna obejmować także ograniczenia związane z podejmowaniem samodzielnych działań. W większości przypadków bardzo istotne staje się szybkie przekazanie informacji o zagrożeniu i sprawne opuszczenie strefy, w której występuje niebezpieczeństwo.
Na sposób funkcjonowania zasad przeciwpożarowych wpływają też codzienne nawyki pracowników. Z w pewnych przypadkach pewne czynności realizowane są automatycznie, a drobne odstępstwa od ustalonych reguł mogą zostać uznane za nieistotne. Problem pojawia się wówczas, gdy kilka takich sytuacji występuje jednocześnie. Przestawiony sprzęt, zastawione zdarzenie, zmieniona organizacja stanowiska i brak panującej informacji dla nowych pracowników mogą sprawić, że przedtem przyjęte rozwiązania przestają odpowiadać prawdziwym warunkom. Dlatego przy prowadzeniu szkoleń warto uwzględniać nie tylko i wyłącznie przepisy i definicje, lecz też zmiany zachodzące w miejscu pracy. Znaczenie ma też okresowe przypominanie kluczowych zasad, szczególnie gdy pracownicy wykonują zadania w różnorakich lokalizacjach lub ich obowiązki ulegają zmianie. Informacja dotycząca ochrony przeciwpożarowej powinna być możliwa do wykorzystania w konkretnym miejscu, z uwzględnieniem jego ograniczeń, sposobu organizacji pracy oraz sytuacji, które mogą wystąpić w trakcie zwyczajnego użytkowania obiektu.
Zobacz także: szkolenia ppoż.